⚡ En una frase: primero va la orden de compra, tu versión del pedido ("esto pedí, a este precio"); después llega la factura, la versión del proveedor ("esto te cobro"). Cuando las dos dicen lo mismo, la compra estuvo bien. Cuando difieren, alguien tiene que corregir — y sin orden de compra, no puedes demostrar quién.
¿Y si la factura no calza con lo que pediste?
GranLoop compara la orden de compra contra la factura del SII y te marca las diferencias.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
Ambos documentos describen la misma compra, pero cumplen roles opuestos. La orden de compra (OC) nace en tu negocio, antes de que el proveedor despache nada; la factura nace donde el proveedor, cuando la venta ya está hecha. Esta tabla resume las diferencias:
| Orden de compra | Factura | |
|---|---|---|
| Quién la emite | Tú (el comprador) | El proveedor (el vendedor) |
| Cuándo se emite | Antes de la entrega | Con la venta o la entrega |
| Qué registra | Lo que decidiste comprar | Lo que te están cobrando |
| Qué representa en la compra | El acuerdo: lo que pediste y en qué condiciones | El cobro: lo que debes pagar |
| Valor tributario | No — documento comercial interno | Sí — afecta IVA y contabilidad |
| Cómo se corrige | La ajustas antes de enviarla | Solo con nota de crédito o débito |
| Para qué la usas | Pedir con claridad y controlar después | Pagar, respaldar el IVA y contabilizar |
| Ejemplo en un minimarket | OC-0042: 10 cajas de bebida 1,5 L a $9.200 la caja, entrega el jueves | Factura 179431156 por 9 cajas a $9.600, con IVA e ILA desglosados |
Hay un tercer documento en el ciclo que conviene ubicar: la guía de despacho, que emite el proveedor para respaldar el traslado de la mercadería. En una compra bien documentada, los tres cuentan la misma historia: la OC dice lo que pediste, la guía lo que se despachó y la factura lo que se cobra. El detalle de cómo llegan las facturas de tus proveedores está en la guía de cómo recibir facturas del SII.
¿Buscabas cómo hacer una? Este artículo compara los dos documentos y explica cómo cotejarlos. Si lo que necesitas es armar una orden de compra desde cero —los pasos, el formato y una plantilla en Excel— está en la guía de cómo hacer una orden de compra paso a paso. Y si quieres el proceso operativo dentro de un minimarket, desde revisar el stock hasta recibir la mercadería, está en los 9 pasos del pedido a la recepción.
¿Qué va primero: la orden de compra o la factura?
Primero va la orden de compra. Es el documento que abre la compra; la factura la cierra. Este es el flujo habitual de una compra a proveedor:
Existen variaciones operativas — hay proveedores de ruta que despachan y facturan en el mismo acto, y a veces la factura llega antes que la mercadería. Pero el orden conceptual no cambia: la orden de compra registra lo que se acordó antes del cobro; la factura registra después lo que el proveedor está cobrando. Por eso el documento que sirve de referencia para revisar es siempre la orden, nunca la factura.
Si nunca has emitido una, la guía paso a paso está en cómo hacer una orden de compra.
En GranLoop este proceso va conectado: revisas la información de tus productos antes de hacer el pedido, lo preparas por proveedor y generas la orden de compra. Después, las facturas electrónicas que recibes desde el SII mantienen conectada la información de compras, costos e inventario. Más abajo se ve pantalla por pantalla.
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Importante: los $19.990 son únicamente el valor del primer mes. Terminado ese mes, tu cuenta se actualiza al valor real del plan que corresponda a tu negocio, según su tamaño y movimiento.
¿Por qué necesitas los dos documentos?
Porque la factura, por sí sola, no se puede verificar. Si el único registro de la compra es el documento que emite el proveedor, entonces la única versión de los hechos disponible es la del proveedor: la factura dice 24 y tú "creías" haber pedido 12, pero no hay contra qué demostrarlo. En un minimarket que recibe entregas varias veces por semana, ese vacío se paga en errores que nadie detecta.
La orden de compra existe para darle a la factura un punto de comparación. No es un requisito legal — es tu contraparte del trato. Para entender cómo se construye (revisando primero stock, ventas y costos), parte por la guía general sobre para qué sirve una orden de compra.
Sin orden de compra, revisar la factura es preguntarle al proveedor si el proveedor se equivocó. Con orden de compra, es comparar dos documentos y ver cuál tiene la razón.
— Javier Torres, Fundador de GranLoopOrden de compra vs factura en un minimarket
En un minimarket la diferencia entre ambos documentos no es teórica: se nota en la semana. Un negocio chico puede recibir, entre lunes y sábado, pedidos de bebidas, lácteos, snacks, abarrotes, aseo, cervezas y congelados — cada uno con su proveedor, su vendedor y su día de reparto.
Y la mayoría de esos pedidos se hacen así:
- Por WhatsApp al vendedor de la zona.
- Por teléfono, cuando el proveedor llama a tomar el pedido.
- Directo al vendedor que pasa por el local.
- Mirando la góndola o la bodega y anotando lo que falta.
Ninguna de esas formas es incorrecta. El problema es otro: al final de la semana, no queda registrado en ninguna parte qué producto se pidió, cuántas unidades, a qué proveedor y a qué costo se esperaba comprar. El pedido vivió en una conversación y ahí murió.
Entonces, cuando llega la mercadería, el negocio usa lo único que tiene por escrito: la factura. Y ahí está el punto:
Si recibes solamente contra la factura, verificas que llegó lo que te están cobrando. Si además tienes una orden de compra, verificas que llegó lo que realmente pediste — y puedes comparar las condiciones de la compra.
Son dos controles distintos. El primero solo confirma que el camión y el papel coinciden. El segundo confirma que el proveedor cumplió el acuerdo. Para eso existe la orden de compra en un negocio chico: no es burocracia, es la única forma de tener una segunda versión de los hechos. Lo mismo aplica al momento de hacer los pedidos sin quedarte sin stock: sin registro del pedido, cada semana se parte de cero.
Cómo comparar una orden de compra con una factura, paso a paso
El cotejo — o "matching", como le llaman los sistemas — es un proceso de cuatro pasos que toma minutos cuando ambos documentos existen:
Asocia la factura a su orden de compra
Identifica a qué OC corresponde la factura que llegó: número de orden, proveedor y fecha. Si no existe una orden asociada, esa es la primera alerta — hay mercadería facturada que nadie registró haber pedido (qué hacer en ese caso está en cómo evitar pedidos duplicados).
Coteja línea por línea
Producto solicitado vs. facturado, cantidad solicitada vs. facturada, costo acordado vs. costo cobrado. Cierra con el total de la factura contra el total estimado de la orden: si los totales difieren, alguna línea lo explica.
Marca las diferencias
Cada discrepancia cae en una de cuatro categorías: producto no solicitado, cantidad diferente, producto faltante o costo distinto al acordado. Anótalas con los datos de ambos documentos a la vista.
Resuelve antes de pagar y actualiza el inventario
Contacta al proveedor para corregir — normalmente con una nota de crédito — o reclama la factura en el SII dentro de los 8 días corridos contados desde que el documento llegó al Servicio. Al inventario entra lo que realmente llegó, con su costo real.
Ejemplo real: una factura con tres problemas
Así se ve el cotejo de una entrega típica de botillería y almacén. La orden de compra pedía cuatro productos; la factura llegó con estas líneas:
| Producto | OC | Factura | Costo OC | Costo factura | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| Cerveza lata 470 cc | 48 | 48 | $890 | $890 | ✓ Correcto |
| Leche entera 1 L | 24 | 24 | $850 | $920 | ⚠ Precio diferente (+8,2%) |
| Papel higiénico ×4 | 12 | 10 | $1.450 | $1.450 | ⚠ Faltan 2 |
| Snack papas 180 g | 0 | 12 | — | $1.190 | ⚠ No solicitado |
De cuatro líneas, tres necesitan acción — y ninguna se habría notado pagando la factura "al bulto":
- La leche subió $70 por unidad. Nadie avisó. Son $1.680 extra en esta factura, y si el precio de venta no se ajusta, el alza sale del margen todos los meses.
- Faltan 2 packs de papel higiénico que vienen cobrados. Si el inventario se actualiza con la factura y no con lo recibido, quedan 2 unidades fantasma en el sistema.
- Llegaron 12 bolsas de papas que no estaban en la orden. Puede ser un error de picking o una confusión con otro cliente — pero sin OC, se habrían recibido y pagado sin preguntas.
Qué le pasa a tu margen cuando el costo sube y el precio no
El alza de la leche merece detenerse, porque es la diferencia que más plata cuesta y la que menos se nota. Supongamos que esa leche se vende a $1.190 en góndola.
Aquí hay un paso que se salta mucha gente: el precio de góndola incluye IVA y el costo de la factura viene neto. Son dos bases distintas, así que restarlos directo da un margen inflado. Hay que llevarlos a la misma base antes de restar:
| Leche entera 1 L | Antes | Después del alza |
|---|---|---|
| Precio en góndola (con IVA) | $1.190 | $1.190 |
| Precio de venta neto ($1.190 ÷ 1,19) | $1.000 | $1.000 |
| Costo neto (según factura) | $850 | $920 |
| Margen bruto por unidad | $150 | $80 |
| Margen bruto sobre la venta | 15,0% | 8,0% |
Las fórmulas son estas, y conviene tenerlas claras porque se confunden seguido: margen bruto en pesos = precio de venta neto − costo neto, y margen bruto en porcentaje = margen bruto en pesos ÷ precio de venta neto. No es lo mismo que el recargo sobre el costo, que da un número más alto y no sirve para saber cuánto te queda de cada venta (la diferencia está explicada en cómo calcular el margen de ganancia).
El resultado: $70 menos de margen por unidad. En las 24 unidades de esta factura son $1.680, pero eso es lo de menos. Si el costo se queda en $920 y el precio de góndola no se mueve, el margen de ese producto cae de 15% a 8% — casi la mitad — y el negocio absorbe la diferencia en cada leche que venda, todas las semanas, hasta que alguien lo note.
🍺 Ojo si vendes alcohol: no basta con descontar el IVA
Las bebidas alcohólicas pagan además el Impuesto Adicional a las Bebidas Alcohólicas (ILA), que el SII aplica sobre la misma base imponible del IVA: 31,5% en licores, piscos, whisky, aguardientes y destilados, y 20,5% en vinos, chichas, sidras y cervezas (tasas vigentes del SII). Para una cerveza que vendes a $1.500, el neto no es $1.500 ÷ 1,19 = $1.261, sino $1.500 ÷ 1,395 = $1.075. Si ocupas el divisor equivocado, tu margen real es bastante menor del que crees — y en una botillería eso es casi todo el negocio.
Esa es la razón de fondo para comparar la factura con la orden de compra: no es cuadrar un papel, es enterarte a tiempo de que un producto dejó de rendir lo que rendía. Cuando el costo sube y el alza llegó para quedarse, la decisión siguiente es revisar el precio de venta — pero para eso hay que saber que subió.
El momento ideal para detectar las diferencias físicas (faltantes, productos cambiados, mercadería dañada) es al momento de la recepción, con el transportista todavía en la puerta. Las diferencias de precio, en cambio, solo aparecen en este cotejo documento contra documento — por eso los dos controles se complementan.
Qué hacer con cada diferencia
| Diferencia | Qué hacer |
|---|---|
| Costo mayor al acordado | Avisar al proveedor antes de pagar; pedir corrección o nota de crédito. Si el alza es definitiva, revisar el precio de venta. |
| Producto faltante | Registrarlo en la recepción; acordar reposición o nota de crédito por la diferencia. |
| Producto no solicitado | No ingresarlo al stock vendible hasta aclarar; acordar retiro o devolución con el proveedor. |
| Cantidad mayor a la pedida | Avisar igual: hoy parece regalo, mañana puede llegar cobrado o descontado a otro cliente. |
| La factura no corresponde en absoluto | Reclamarla en el SII dentro de 8 días corridos desde que el documento llegó al Servicio; pasado el plazo se entiende aceptada. |
Una buena orden de compra comienza antes de hacer el pedido
Una buena orden de compra no comienza cuando le escribes el pedido al proveedor. Comienza cuando decides qué necesitas comprar.
Comprar mirando la góndola, o de memoria, es decidir con información incompleta: ves que algo falta, pero no ves cuánto se vendió, a qué costo se compró la última vez ni cuánto deja ese producto. Y esa decisión es la que después queda escrita en la orden de compra y termina comparándose contra la factura.
Primero revisas qué conviene pedir
En GranLoop el inventario se puede filtrar por proveedor, y en una misma vista quedan las variables de la decisión: cuánto se vendió de cada producto, cuánto stock queda, el precio de venta con su margen, el último costo pagado y a qué proveedor se le compra. Con eso a la vista, el dueño define las cantidades del pedido producto por producto.
No es que el sistema decida por ti: reúne en una pantalla la información que hasta ahora estaba repartida entre la góndola, el cuaderno y la memoria, para que la decisión de compra sea informada. El criterio para definir cuánto pedir de cada producto está en cómo calcular cuánto comprar.
En este ejemplo el inventario está filtrado por Comercial CCU y se definen dos líneas: 12 unidades de 3 Erres Ice Citrus 275 ml — que aparece sin stock y con 4 unidades vendidas — y 16 de 3 Erres Ice Guaraná 275 ml, que vendió 16 unidades y tiene 25 en stock. Dos decisiones distintas, tomadas con el dato al lado.
Preparas el pedido al proveedor
Con los productos y cantidades elegidos, el pedido queda agrupado por proveedor: qué artículos van, cuántas unidades de cada uno, el último costo conocido de cada producto y un total referencial neto. Es el momento de revisar antes de emitir nada.
Este paso es el que transforma una intención de compra en un pedido estructurado — el mismo que después servirá de referencia cuando llegue la factura.
GranLoop genera la orden de compra
Desde ese pedido se genera la orden de compra: un documento con número correlativo, fecha, el proveedor con su RUT, los productos con sus cantidades y el total referencial neto. Queda registrado en el negocio y se descarga en PDF para enviárselo al proveedor.
Fíjate en el pie del documento: "Precios referenciales netos. IVA no incluido. Documento sin valor tributario." No es una omisión, es exactamente lo que corresponde — y es la diferencia que explica todo este artículo:
Orden de compra
Lo que el negocio decidió pedir: productos, cantidades y condiciones esperadas. La emites tú, antes. Sin valor tributario.
Factura
Lo que el proveedor está cobrando: productos, cantidades y precios definitivos. La emite él, después. Con valor tributario.
De la decisión de compra a la factura
Generar un PDF es la parte fácil, y por sí sola no arregla nada. Lo que cambia el resultado del negocio es que la decisión de compra deje de ser un evento aislado y quede enganchada con todo lo que viene después:
Visto así se entiende por qué comparar la orden de compra con la factura importa tanto: esa comparación es la bisagra de toda la cadena. Si la factura entra sin revisar, el error no se queda en el papel — se mete al inventario como stock que no llegó, al costo del producto como un valor que no era, y al margen como una pérdida que nadie ve. Cada eslabón se apoya en el anterior.
Cuando gestionas las compras manualmente
Cuando el proceso queda conectado
Hacer el cotejo a mano, factura por factura, es la razón por la que la mayoría de los negocios no lo hace. La buena noticia es que la mitad del trabajo ya está digitalizada: cada factura electrónica de tus proveedores llega al SII con el detalle completo de productos, cantidades y precios, y GranLoop la lee automáticamente para convertirla en entrada de inventario, registrando además el costo real de cada compra.
Con el historial de costos alimentado por las facturas reales, el alza de la leche del ejemplo no depende de tu memoria: la diferencia contra la compra anterior queda a la vista de inmediato (el método completo está en cómo detectar alzas de precio de tus proveedores). Y con tus pedidos registrados como órdenes de compra, el cotejo deja de ser un trabajo de escritorio y pasa a ser parte natural de recibir mercadería: pediste, llegó, comparaste, listo. De ahí en adelante, el costo real de cada producto es el que determina qué categorías de tu negocio realmente rinden.
✦ Cómo lo resuelve GranLoop
Controla tus compras desde que haces el pedido hasta que vendes el producto
GranLoop conecta las compras de tu minimarket con tus facturas electrónicas, tu inventario y tus ventas. Así mantienes control sobre productos, costos e inventario, y tomas las decisiones de compra y de precio con más información.
- ✅ Ventas, stock, último costo y margen en una sola vista antes de pedir
- ✅ Órdenes de compra por proveedor, con su documento en PDF
- ✅ Facturas del SII leídas automáticamente, línea por línea
- ✅ Costo real de cada producto registrado en cada compra
- ✅ Inventario y margen actualizados al confirmar cada recepción
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Preguntas frecuentes
¿Una orden de compra es una factura?
No. Son documentos distintos y con funciones opuestas: la orden de compra la emite el comprador antes de recibir la mercadería y expresa lo que decidió pedir; la factura la emite el proveedor y documenta la operación efectivamente realizada. La orden de compra no reemplaza a la factura ni sirve para respaldar el IVA.
¿Quién emite la orden de compra?
Siempre el comprador, es decir, tu negocio. Ese es su valor: es el único documento del ciclo de compra que refleja tu decisión y no la del proveedor. El proveedor emite después la guía de despacho, que documenta lo que despachó, y la factura, que documenta lo que te cobra.
¿Es obligatorio hacer una orden de compra?
No es obligatoria por ley: es un documento comercial interno, no tributario, así que ningún organismo la exige. Pero sin ella no tienes con qué comparar la factura cuando llega con un precio o una cantidad distinta a la acordada, y la discusión con el proveedor queda reducida a la memoria de cada uno.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra la emite el comprador antes de la entrega y registra lo que decidió comprar: productos, cantidades y costos acordados. La factura la emite el proveedor y es el documento tributario que respalda el cobro: dice lo que te están cobrando. La orden de compra no tiene valor tributario, pero es tu evidencia de lo acordado; la factura afecta IVA y contabilidad. Por eso conviene compararlas antes de aceptar la compra.
¿Qué va primero, la orden de compra o la factura?
Primero va la orden de compra. El flujo habitual es: detectas la necesidad de compra, emites la orden de compra al proveedor, el proveedor prepara y despacha, recibes la mercadería y después llega la factura. Pueden existir variaciones operativas — hay proveedores que despachan y facturan en el mismo acto — pero conceptualmente el orden no cambia: la orden de compra registra lo que se acordó antes del cobro y la factura registra después lo que el proveedor está cobrando.
¿La orden de compra tiene valor tributario en Chile?
No. La orden de compra es un documento comercial interno: el SII no la exige ni la regula, y no afecta el IVA ni la contabilidad. Los documentos tributarios de la compra son la factura y, como respaldo del traslado, la guía de despacho. El valor de la orden de compra es comercial: deja registro verificable de lo acordado con el proveedor, y ante una discrepancia es tu evidencia para pedir la corrección.
¿Se puede recibir mercadería solo con la factura, sin orden de compra?
Se puede, y es lo que hace la mayoría de los negocios chicos, pero se pierde la referencia de control: la factura solo puede compararse consigo misma. Si recibes contra la factura, verificas que llegó lo que te están cobrando; si recibes contra la orden de compra, verificas que llegó lo que pediste, al precio que acordaste. La diferencia importa justamente cuando la factura viene con errores.
¿Qué hago si la factura llega con un costo distinto al de la orden de compra?
Registra la diferencia y contáctate con el proveedor antes de pagar: si el nuevo costo no fue acordado, corresponde pedir la corrección o una nota de crédito por la diferencia. Si el alza es real y llegó para quedarse, revisa de inmediato tu precio de venta para proteger el margen. En paralelo, recuerda que puedes reclamar la factura electrónica en el SII dentro de los 8 días corridos contados desde que el documento llegó al Servicio.
¿Cómo comparar una factura con una orden de compra?
Con los dos documentos al lado, se comparan cuatro cosas línea por línea: producto solicitado versus producto facturado, cantidad solicitada versus cantidad facturada, costo acordado versus costo cobrado y, al cierre, el total de la factura contra el total de la orden. Toda diferencia cae en una de cuatro categorías: producto no solicitado, cantidad distinta, producto faltante o costo distinto al acordado. Conviene hacerlo antes de pagar y antes de ingresar la mercadería al inventario, porque después el error queda incorporado al stock y al costo del producto.
¿Cuánto plazo hay para reclamar una factura electrónica en el SII?
Ocho días corridos. Según el SII, ese plazo se cuenta desde que el documento tributario electrónico fue recibido por el Servicio, no desde que tú lo revisas (consulta oficial del SII). Si dentro de ese plazo no reclamas la factura en el Registro de Aceptación o Reclamo de DTE, se entiende que otorgaste tácitamente el recibo de las mercaderías, incluso si nunca la revisaste. Por eso conviene cotejar la factura contra la orden de compra apenas llega, y no cuando toca pagarla.
En resumen
✔️ Primero va la orden de compra, después la factura
✔️ La orden de compra la emites tú antes de la entrega: registra lo que decidiste comprar
✔️ La factura la emite el proveedor: es el documento tributario que respalda el cobro
✔️ La OC no tiene valor tributario, pero es tu evidencia de lo acordado
✔️ El cotejo línea por línea destapa 4 diferencias: no solicitados, cantidades, faltantes y costos
✔️ Un alza de costo que pasa colada se come el margen: $70 más de costo en la leche del ejemplo bajan el margen de 15% a 8%
✔️ Las diferencias se corrigen con el proveedor (nota de crédito) o reclamando en el SII dentro de 8 días
✔️ Una buena orden de compra empieza antes del pedido: mirando ventas, stock, costo y margen
✔️ Con las facturas entrando solas desde el SII, el cotejo pasa de trabajo de escritorio a rutina de minutos