⚡ Lo esencial: una orden de compra necesita solo 6 datos — número correlativo, fecha, proveedor, productos, cantidades y costos acordados. Todo lo demás es el trabajo previo que hace que esos números sean los correctos.
Antes de hacer el próximo pedido, revisa qué necesitas comprar
GranLoop arma la orden desde tu inventario y después compara la factura contra lo pedido.
¿Buscas el formato o la plantilla? Este artículo recorre el proceso operativo completo en un minimarket, del pedido hasta la recepción. Si lo que necesitas es la definición, el formato y una plantilla de orden de compra en Excel, está todo en la guía principal.
Antes de partir: qué es y por qué hacerla
La orden de compra (OC) es el documento donde registras qué le estás pidiendo a un proveedor, antes de que despache nada. La emites tú, no el proveedor, y esa es la gracia: es tu decisión de compra puesta por escrito. Si quieres el contexto completo — por qué cambia la relación con el vendedor y cómo protege tu margen — está en la guía general de todo el flujo de compras con orden de compra. Aquí vamos directo a la práctica: cómo armarla, paso a paso.
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Importante: los $19.990 son únicamente el valor del primer mes. Terminado ese mes, tu cuenta se actualiza al valor real del plan que corresponda a tu negocio, según su tamaño y movimiento.
Los 9 pasos para hacer una orden de compra
Revisa tu inventario
Antes de pensar en el proveedor, mira lo que tienes: stock actual de cada producto y cómo se está vendiendo. Puede ser tu sistema, tu planilla o un recorrido por la bodega con libreta — pero sin este punto de partida, cualquier pedido es una adivinanza.
Determina qué necesitas reponer
Separa los productos en tres grupos: los que están por agotarse (hay que pedir), los que tienen stock suficiente (no se piden todavía) y los que tienen exceso (no se piden aunque el vendedor traiga oferta). Este filtro es el que evita la bodega llena de lo que no rota.
Elige el proveedor
Agrupa lo que necesitas por proveedor: cada distribuidora tiene su día de visita, su mínimo de compra y su plazo de entrega. Una OC se hace por proveedor, no como lista gigante de todo el local. Si aún estás definiendo con quién trabajar cada categoría, revisa los mejores proveedores para minimarkets en Chile.
Revisa el último costo de cada producto
Anota cuánto pagaste la última vez por cada producto del pedido. Si el vendedor informa un precio mayor, lo detectas antes de comprometerte — puedes negociar, cotizar con otro proveedor o ajustar tu precio de venta a tiempo, en vez de descubrir el alza en la factura.
Define las cantidades exactas
La cuenta simple: lo que vendes en el período que quieres cubrir, menos el stock que ya tienes, más un colchón si el producto es crítico. Si vendes 30 kilos de arroz a la semana y te quedan 6, pides 24 (o el formato más cercano del proveedor). El detalle fino — demanda diaria, stock de seguridad, punto de reorden — está en cuánto pedir de cada producto.
Genera la orden de compra
Junta todo en el documento: número correlativo, fecha, proveedor, productos, cantidad por producto, costo unitario acordado y total estimado. Planilla, formato impreso o sistema — da lo mismo el medio, importa la estructura fija. Abajo está el ejemplo completo.
Envíala al proveedor
Manda la OC al vendedor o a la distribuidora por WhatsApp o correo, como PDF o foto. Desde ese momento existe un registro compartido: qué se pidió, cuánto y a qué precio. Se acabó el pedido dictado de memoria en la puerta del local.
Recepciona la mercadería contra la orden
Cuando llegue el camión, revisa lo recibido contra tu OC: productos correctos, cantidades contadas en puerta, estado y vencimientos. Toda diferencia se anota antes de firmar. El procedimiento completo está en cómo recepcionar mercadería.
Compara la factura con la orden
Último paso y el que paga todo el esfuerzo: cotejar la factura línea por línea contra la OC — cantidades, costos, faltantes, productos no solicitados. Las diferencias se resuelven con el proveedor antes de pagar. El cotejo en detalle está en orden de compra vs factura.
Ejemplo completo: la OC de un almacén a su distribuidora de abarrotes
Veamos el proceso con números reales. El almacén de doña Rosa recibe el martes la visita del vendedor de su distribuidora de abarrotes. El lunes, ella revisa sus productos de esa distribuidora (pasos 1, 2 y 5):
| Producto | Stock actual | Venta semanal | Decisión | Cantidad a pedir |
|---|---|---|---|---|
| Arroz grado 2, 1 kg | 6 | 30 | Reponer | 24 |
| Aceite maravilla 900 ml | 4 | 15 | Reponer | 12 |
| Azúcar 1 kg | 8 | 20 | Reponer | 12 |
| Fideos espirales 400 g | 35 | 18 | Stock suficiente | 0 |
Fíjate en la última fila: los fideos no se piden, aunque el vendedor probablemente los ofrezca — con 35 unidades y venta de 18 semanales, hay casi dos semanas de stock. Después revisa los costos (paso 4): el arroz venía costando $1.190 y el vendedor avisó que sube a $1.250 (+5%). Doña Rosa lo acepta, pero sube su precio de venta de $1.600 a $1.700 el mismo día para no perder margen. Con las decisiones tomadas, la orden queda así (paso 6):
| Orden de Compra N.º OC-0231 · Distribuidora Abarrotes del Sur · 11-08-2026 | ||||
|---|---|---|---|---|
| SKU | Producto | Cantidad | Costo unitario (neto) | Subtotal |
| ARR-G2-1K | Arroz grado 2, 1 kg | 24 | $1.250 | $30.000 |
| ACE-MAR-900 | Aceite maravilla 900 ml | 12 | $1.890 | $22.680 |
| AZU-1K | Azúcar 1 kg | 12 | $1.090 | $13.080 |
| Neto | $65.760 | |||
| IVA 19% | $12.494 | |||
| Total estimado (48 unidades) | $78.254 | |||
Condiciones del pedido — el bloque que casi nadie escribe y que evita la mitad de las discusiones:
| Fecha de entrega solicitada | Jueves 13-08-2026, entre 9:00 y 14:00 |
| Forma de pago | Crédito 30 días desde la factura |
| Lugar de entrega | Av. Ejemplo 1234, local 2 — recibe doña Rosa |
| Observaciones | No se aceptan reemplazos de marca sin aviso previo |
El SKU es opcional si tu catálogo es chico, pero en cuanto manejas varios formatos del mismo producto (aceite de 900 ml y de 1 L, por ejemplo) es lo que evita que te despachen el equivocado. El IVA se incluye para estimar cuánta plata necesitas el día del pago; ojo con que la orden de compra no es un documento tributario, así que ese total es referencial hasta que llegue la factura.
La OC se va por WhatsApp al vendedor (paso 7). El jueves llega el camión: doña Rosa cuenta contra la orden (paso 8) y el fin de semana coteja la factura contra la OC-0231 (paso 9). Si la factura dice arroz a $1.320 en vez de los $1.250 acordados, tiene el documento para reclamarlo — y si llega algo que no está en la orden, la respuesta es simple: no se pidió.
El formato no es lo difícil: cualquier planilla sirve. Lo difícil es tener a mano el stock, la venta y el último costo de cada producto en el momento de decidir. Ese es el trabajo que vale la pena automatizar.
— Javier Torres, Fundador de GranLoopChecklist: los 6 datos que no pueden faltar
- Número correlativo (OC-0001, OC-0002...) para asociar entregas y facturas a cada pedido
- Fecha de emisión del pedido
- Proveedor al que se le pide (una OC por proveedor)
- Productos con nombre y formato claros (que el proveedor los reconozca)
- Cantidades solicitadas por producto, en unidades o formato del proveedor
- Costos acordados y total estimado, para cotejar la factura después
Opcionales que se agradecen cuando el negocio crece: quién hizo el pedido (si piden varias personas), local de destino (si tienes más de uno) y fecha esperada de entrega.
Errores comunes al hacer órdenes de compra
- Hacer la OC después de recibir la mercadería, "para que quede registrada". Pierde todo su valor de control: ya no es tu decisión, es una copia de la factura.
- Pedir sin revisar el stock primero. La OC formaliza la decisión, pero si la decisión se tomó a ciegas, formalizaste una adivinanza.
- Dejar los costos en blanco "porque el vendedor después confirma". Si el costo acordado no quedó escrito, no hay contra qué reclamar una diferencia de precio.
- Saltarse el número correlativo. Con tres pedidos abiertos al mismo proveedor, sin números nadie sabe qué factura paga qué pedido.
- Hacer la orden y no cotejarla nunca. La OC que no se compara con la factura es solo papeleo — el retorno está en el paso 9.
Cómo se hace esto en GranLoop
GranLoop es un software de gestión para minimarkets y almacenes en Chile que administra inventario, ventas, compras y caja desde una misma plataforma. Los pasos de decisión —qué reponer, cuánto y a qué costo— se apoyan en el stock y las ventas que el sistema ya tiene registrados.
Los 9 pasos funcionan con planilla y disciplina cuando el negocio es chico. El cuello de botella aparece en los pasos 1, 4 y 5: con cientos de productos, tener a la vista el stock real, la venta y el último costo de cada uno es justo lo que una gestión integrada resuelve. En GranLoop, el inventario se alimenta de tus ventas y de las facturas que entran automáticamente desde el SII, así que el costo de cada producto queda registrado con cada compra real — y las alzas de tus proveedores se ven al comparar compra contra compra, sin planillas paralelas.
✦ Cómo lo resuelve GranLoop
Con GranLoop, los datos que necesitas para armar cada pedido — stock, ventas y último costo — se mantienen solos, alimentados por tu caja y las facturas del SII. Desde UF 1 + IVA al mes.
- ✅ Stock y ventas de cada producto a la vista antes de pedir
- ✅ Último costo real registrado desde las facturas del SII
- ✅ Alzas de precio de proveedores detectadas compra contra compra
- ✅ Inventario y costos actualizados al confirmar cada recepción
El flujo completo, pantalla por pantalla
Estas son las cuatro pantallas por las que pasa un pedido real, desde detectar qué falta hasta tener el documento listo para enviar al proveedor.
Cuando el proveedor despacha, su factura electrónica llega a la recepción de DTE con su folio, la cantidad de ítems y el monto, lista para cotejarla contra la orden que se emitió:
Ese último paso es el que cierra el ciclo y merece capítulo aparte: qué hacer cuando la factura no dice lo mismo que tu orden está en orden de compra vs factura: diferencias y cómo compararlas.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra la emite el comprador antes de recibir la mercadería y registra lo que decidió pedir; la factura la emite el proveedor y es el documento tributario que respalda el cobro. La orden no tiene valor tributario: su función es servir de contraparte para verificar que la factura cobre lo que efectivamente se pidió.
¿Se puede modificar una orden de compra?
Sí, mientras no se haya enviado al proveedor se ajusta libremente, porque es un documento interno. Una vez enviada, cualquier cambio —cantidades, precios o plazos— debe acordarse con el proveedor y conviene dejarlo por escrito en el mismo hilo de correo o WhatsApp, para que quede constancia de qué versión se está despachando.
¿Cómo se numeran las órdenes de compra?
Con una serie correlativa que no se repita: OC-0001, OC-0002, o incluyendo la fecha como OC-20260902-0001. Lo importante es que el número sea único y consecutivo, porque es lo que permite asociar cada entrega y cada factura a un pedido concreto cuando hay varias órdenes abiertas con el mismo proveedor.
¿Qué formato debe tener una orden de compra?
No existe un formato obligatorio: la orden de compra es un documento comercial interno, no tributario. Lo mínimo que debe contener es número correlativo, fecha, proveedor, lista de productos con cantidades, costo unitario acordado y total estimado. Puede ser una planilla Excel, un formato impreso o un sistema de gestión; lo importante es que quede registrada antes de que llegue la mercadería y que siempre use la misma estructura.
¿Quién emite la orden de compra: el comprador o el proveedor?
Siempre el comprador, es decir, tu negocio. Ese es justamente su valor: es el único documento del ciclo de compra que refleja tu decisión y no la del proveedor. El proveedor emite después la guía de despacho (lo que despachó) y la factura (lo que te cobra), y ambas deberían coincidir con tu orden.
¿Para qué sirve numerar las órdenes de compra?
El número correlativo (OC-0001, OC-0002...) permite asociar cada entrega y cada factura a un pedido concreto. Cuando llega mercadería, la pregunta es "¿a qué orden corresponde?"; cuando llega la factura, se coteja contra esa misma orden. Sin numeración, con varios pedidos abiertos al mismo proveedor, es fácil confundir qué factura paga qué pedido.
¿Puedo hacer órdenes de compra por WhatsApp o en Excel?
Sí. Para partir, una planilla con formato fijo enviada como PDF o foto por WhatsApp cumple perfectamente: deja registro escrito de productos, cantidades y precios acordados. El límite aparece con el volumen: cuando manejas cientos de productos y varios proveedores, mantener a mano el stock, las ventas y el último costo de cada producto es lo que un sistema de gestión automatiza.
¿Qué pasa después de enviar la orden de compra?
Quedan tres pasos: recepcionar la mercadería contra la orden (contar y revisar lo que llega, no solo firmarlo), comparar la factura contra la orden línea por línea (cantidades, costos, faltantes y no solicitados) y actualizar el inventario con lo que realmente llegó, a su costo real. Si hay diferencias, se resuelven con el proveedor — normalmente vía nota de crédito — o reclamando la factura en el SII dentro de 8 días corridos.
En resumen
✔️ Una orden de compra necesita 6 datos: número, fecha, proveedor, productos, cantidades y costos
✔️ El trabajo real está antes del documento: revisar stock, filtrar qué reponer y revisar el último costo
✔️ Una OC por proveedor, con cantidades decididas por tu venta — no por la oferta del día
✔️ Enviada por WhatsApp o PDF, deja un registro compartido del pedido
✔️ La orden se cierra en dos tiempos: recepción contra la OC y cotejo de la factura contra la OC
✔️ El formato es lo fácil; tener stock, ventas y costos a mano al decidir es lo que conviene automatizar