Una orden de compra deja registrado qué productos le pediste a un proveedor, en qué cantidades y a qué precio. Acá está el paso a paso para hacer una, un ejemplo completo, el formato en Excel para descargar y qué pasa con el SII.
Una orden de compra es el documento con que un negocio le solicita productos a un proveedor, indicando qué pide, en qué cantidades, a qué precio acordado y bajo qué condiciones. Sirve para dejar por escrito la decisión de compra antes de que llegue la mercadería, y después para verificar que lo recibido y lo facturado coincidan con lo pedido. Para hacer una: identifica al proveedor, define los productos y sus cantidades, anota el precio unitario acordado, fija las condiciones de pago y entrega, asígnale un número correlativo y envíala al proveedor.
Un pago de $19.990 y trabajas todo el primer mes con GranLoop en tu negocio, sin compromiso de continuar. Crea órdenes de compra y controla lo que necesitas reponer.
Importante: los $19.990 son únicamente el valor del primer mes. Terminado ese mes, tu cuenta se actualiza al valor real del plan que corresponda a tu negocio, según su tamaño y movimiento.
Una orden de compra es el documento con que le pides productos a un proveedor: qué, cuánto, a qué precio acordado y con qué condiciones de entrega y pago. La emites tú antes de que salga la mercadería, y sirve para poder cotejar después lo que llega y lo que te cobran contra lo que realmente pediste.
No es un documento tributario: no se declara al SII y no reemplaza a la factura. Eso significa que puedes numerarla, corregirla o anularla libremente mientras no la hayas enviado.
Si llegaste buscando la definición completa —para qué sirve, qué tipos existen, qué datos debe llevar y cómo se relaciona con el SII—, está en qué es una orden de compra. De aquí en adelante, esta página va directo a armarla.
Siete pasos que aplican igual si la haces en un cuaderno, en Excel o en un sistema. Al final está el ejemplo completo.
Anota la razón social, el RUT y los datos de contacto de quien te va a vender: nombre del vendedor, teléfono o correo por donde se coordina el pedido.
Parece obvio, pero es lo que evita el error más común en negocios que compran a varios distribuidores: mandar el pedido al proveedor equivocado o reclamarle a uno lo que despachó otro.
Por cada línea del pedido deja claro:
La unidad es clave: "12 Coca-Cola 1,5 L" no significa lo mismo si el proveedor lee cajas y tú pensabas en botellas. Si el criterio para decidir cantidades es tu problema, revisa cómo calcular cuánto comprar en un minimarket.
Escribe el precio unitario que negociaste, los descuentos si los hay, el subtotal por línea y el total del pedido. Deja claro si los valores son netos o incluyen IVA, para que después nadie se confunda al comparar contra la factura.
Si no tienes un precio cerrado, usa el último costo que pagaste por ese producto como referencia. Sirve igual: cuando llegue la factura vas a saber si el proveedor subió el precio (y ahí entra cómo detectar alzas de precio de tus proveedores).
Es la parte que casi nadie escribe y la que después genera discusiones:
Un correlativo simple, del tipo OC-000154, o con fecha, como OC-20260903-0001. Lo importante es que no se repita y que vaya en orden.
El número es lo que convierte un pedido suelto en algo rastreable: cuando llame el proveedor puedes decirle "la OC-000154", cuando llegue la factura la asocias a esa orden, y cuando revises el mes sabes cuántas órdenes emitiste y cuáles siguen abiertas.
Por el canal que ese proveedor use de verdad: PDF por correo, foto o archivo por WhatsApp, o entregada en mano al vendedor que pasa por el local. No hay un formato obligatorio.
Lo único innegociable es que te quedes con una copia idéntica a la que enviaste. Esa copia es la que vas a usar en el paso 7.
Cuando llega la mercadería, con la orden en la mano revisas:
Este es el paso que justifica todos los anteriores — y también el que más se salta, porque hacerlo a mano con 300 productos y el camión esperando es inviable. Ahí es donde tener el proceso conectado a tu inventario cambia el resultado. Si quieres el detalle de la recepción física, está en cómo recepcionar mercadería.
Así se ve una orden de compra de un minimarket a su distribuidora de bebidas. Puedes usar esta misma estructura como formato de orden de compra.
| Producto | Cantidad | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Coca-Cola 1,5 L | 24 | $1.150 | $27.600 |
| Coca-Cola Zero 1,5 L | 12 | $1.150 | $13.800 |
| Sprite 1,5 L | 12 | $1.090 | $13.080 |
| Fanta 1,5 L | 12 | $1.090 | $13.080 |
| Total | $67.560 | ||
Los datos del proveedor van con su razón social y RUT reales; aquí van enmascarados porque es un ejemplo. Si trabajas con precios netos, deja escrito "IVA no incluido" como en este caso — es la forma más simple de evitar que después la comparación contra la factura no calce.
No existe un formato único obligatorio: cada empresa arma el suyo. Pero estos son los datos que hacen que una orden de compra sirva de verdad para controlar.
El formato puede variar entre empresas: hay proveedores grandes que exigen su propio formulario y almacenes que emiten la orden desde su sistema en PDF. Lo que no cambia es el fondo — quién pide, a quién, qué, cuánto, a qué precio y para cuándo.
No existe un formato obligatorio para una orden de compra. Al no ser un documento tributario, ningún organismo define su diseño: puede ser una planilla, una hoja impresa con el logo del negocio o el documento que genera un sistema de gestión. Lo que sí importa es que el formato sea siempre el mismo y que incluya los datos mínimos, porque la gracia de la orden aparece después, cuando hay que compararla contra lo que llegó.
Un formato de orden de compra funcional se ordena en tres bloques:
Ese es exactamente el orden del ejemplo de la sección anterior, y el mismo de la plantilla que puedes descargar más abajo.
Excel es la forma más común de partir, y para un negocio con pocos proveedores funciona bien. Estos son los pasos:
=C9*D9, y después la arrastras hacia abajo.=SUMA(E9:E28) sobre el rango de las líneas.=REDONDEAR(E30*0,19;0) y el total, =E30+E31.Una advertencia práctica: la planilla resuelve el documento, no la decisión. El trabajo difícil de una orden de compra es saber qué pedir y cuánto, y eso depende de tener a mano el stock actual, la venta de cada producto y el último costo pagado. Es justamente lo que se automatiza cuando esa información ya vive en un software para minimarket.
Plantilla lista para usar, con el encabezado, la tabla de productos y las fórmulas de neto, IVA y total ya cargadas. Sin registro: se descarga directo.
No. La orden de compra es un documento comercial interno entre tu negocio y tu proveedor: no es un documento tributario electrónico y no se declara ante el Servicio de Impuestos Internos. Lo que sí pasa por el SII es la factura electrónica que emite después el proveedor.
Ahí está el valor de tener la orden: es el documento con el que verificas, línea por línea, que la factura cobre lo que efectivamente pediste. El detalle, con la fuente oficial, está en si una orden de compra se informa al SII.
Se confunden porque hablan de la misma compra, pero son documentos distintos, emitidos por partes distintas y en momentos distintos.
| Orden de compra | Factura |
|---|---|
| La genera el comprador | La genera el proveedor |
| Se genera antes de concretar la compra | Se emite asociada a la venta |
| Indica qué quieres comprar | Indica qué te están cobrando |
| Permite controlar el pedido | Respalda tributariamente la operación cuando corresponde |
| Puede compararse posteriormente con la factura | Puede compararse con la orden de compra |
Si quieres profundizar en este tema, revisa nuestra guía sobre la diferencia entre una orden de compra y una factura, con el caso completo de qué hacer cuando los dos documentos no calzan.
Hacer una orden de compra manualmente es relativamente sencillo. El problema aparece cuando tienes cientos o miles de productos y necesitas decidir cuánto comprar, revisar el inventario y después comprobar que el proveedor realmente facturó lo acordado.
GranLoop conecta inventario, ventas, órdenes de compra y facturas para que todo el proceso quede relacionado. Estos son los pasos, con pantallas reales del sistema.
Los productos que se venden y están por agotarse — no "lo de siempre".
Venta promedio por semana y para cuántos días te alcanza el stock actual.
El inventario se filtra por proveedor y ves el historial de recepciones.
El último costo pagado por cada producto, con su margen al lado.
En una misma vista quedan las variables de la decisión: cuánto se vendió cada producto, cuánto stock queda, el precio de venta con su margen, el último costo pagado y a qué proveedor se le compra. Puedes filtrar el inventario por proveedor para preparar el pedido de uno solo.
No es que el sistema decida por ti: reúne en una pantalla la información que hasta ahora estaba repartida entre la góndola, el cuaderno y la memoria.
Defines la cantidad producto por producto desde la misma lista, con los botones + y − de cada fila. Las líneas que vas agregando se acumulan en el pedido.
Si dudas de un producto, la ficha muestra el sugerido de compra: su venta promedio semanal y para cuántos días alcanza el stock actual, más el historial de recepciones con el costo de cada compra anterior. Con eso decides si conviene pedir ahora o esperar.
El pedido queda agrupado por proveedor, con los productos, las cantidades y el último costo conocido de cada uno como referencia, más un total referencial neto. Puedes ajustar cantidades o agregar un producto libre antes de emitir nada.
Al presionar Generar Orden de Compra, el documento queda registrado en la pestaña Órdenes de Compra y se descarga en PDF.
Tienes dos caminos según cómo trabaje cada proveedor: compartir el pedido directamente (por WhatsApp o correo, para el vendedor que solo necesita la lista) o enviar el PDF de la orden de compra, que es el documento formal con número correlativo, fecha, proveedor con su RUT y el detalle de productos y cantidades.
Fíjate en el pie del PDF: "Precios referenciales netos. IVA no incluido. Documento sin valor tributario". Es exactamente lo que corresponde — la orden registra lo que pediste, no cobra nada.
Cuando el proveedor emite la factura electrónica, esta llega a GranLoop desde el SII sin que tengas que pedirla ni digitarla. En Recepción de DTE ves todos los documentos recibidos, con proveedor, folio, cantidad de ítems y monto.
El detalle de cómo se conecta esa recepción automática está en cómo subir tus facturas del SII al inventario.
Aquí está el punto de todo el proceso. GranLoop abre la factura ítem por ítem y la asocia a tus productos de inventario: convierte las cajas del proveedor a las unidades con las que tú trabajas y muestra, en cada línea, el costo unitario real y su variación respecto a la compra anterior. Con la orden de compra registrada al lado, la revisión deja de ser un ejercicio de memoria.
Llegó lo que pediste, en la cantidad pedida y al costo de siempre. Sigues.
El ítem viene con la variación marcada: subió o bajó respecto a la compra anterior.
La factura trae menos —o más— unidades que las de tu orden de compra.
Aparece un ítem que no está en la orden. Lo detectas antes de integrarlo al inventario.
Si aparece una diferencia, puedes anotar el problema con la factura antes de integrarla, para que quede registrado y no se pierda en la conversación con el vendedor. El criterio para reaccionar a un alza está en cómo detectar alzas de precio de tus proveedores.
Cada ítem de la factura queda emparejado con su producto del inventario y lo aceptas o lo descartas uno por uno: los que calzan con lo pedido entran, los que no, quedan fuera. Una factura de 31 ítems se revisa en una pantalla, no con el papel en la mano.
Cuando está conforme, presionas Integrar al Inventario. Ese único movimiento hace tres cosas: sube el stock de cada producto en las unidades correctas, actualiza el último costo con lo que realmente pagaste y, como el costo cambió, recalcula el margen de cada producto.
Ahí se cierra el ciclo: lo que decidiste pedir, lo que el proveedor te cobró y lo que quedó en tu inventario son el mismo dato. Y ese costo real es el que después determina qué categorías de tu negocio realmente rinden.
Cada paso se apoya en el anterior: si la factura entra sin revisar, el error no se queda en el papel — se mete al stock, al costo y al margen.
Stock, ventas, margen y último costo por producto.
Venta promedio y días de stock para decidir cuánto pedir.
Documento con número, proveedor, productos y cantidades.
Recibe el pedido, despacha y emite la factura electrónica.
Llega automáticamente a GranLoop desde el SII.
Ítem por ítem: productos, cantidades y variación de costo.
Integras la factura conforme y anotas lo que no calzó.
Stock arriba, último costo real y margen recalculado.
Los mismos pasos, pero uno depende de que alguien se acuerde de hacerlos y el otro no.
No se trata solamente de crear una orden de compra. Se trata de conectar lo que querías comprar con lo que realmente compraste y recibiste.
Las órdenes de compra son parte del ciclo de compras de GranLoop, conectadas al inventario y a las facturas del SII. No son un módulo aparte que se paga por separado.
Venta promedio semanal y días de stock por producto, para decidir cuánto pedir sin adivinar.
Generas el documento con número correlativo, productos y cantidades, y lo descargas en PDF.
Las facturas electrónicas de tus proveedores llegan solas, sin digitar ni pedirlas por correo.
Cada ítem de la factura muestra su variación respecto a la compra anterior, en unidades reales.
Si algo no calza con lo pedido, queda registrado en la factura antes de integrarla al inventario.
Al integrar la factura suben el stock y el último costo, y el margen de cada producto se recalcula.
La guía del blog con el contexto completo: por qué el pedido a ojo se paga caro, cómo ordenar las compras cuando compras a diez proveedores distintos y qué revisar en cada entrega.
Qué documento va primero, qué hacer cuando la factura no calza con lo pedido y cómo comparar las dos sin volverse loco.
Antes de decidir qué pedir necesitas saber qué tienes, qué se vende y a qué costo. Así funciona el inventario de GranLoop.
Facturas de proveedores, calendario de pagos, costos y control de lo que compras mes a mes, más allá de la orden de compra.
¿Una orden de compra se informa al SII?
No. La orden de compra es un documento comercial interno entre el comprador y el proveedor: no es un documento tributario electrónico y no se declara ante el Servicio de Impuestos Internos. Lo que sí pasa por el SII es la factura electrónica que emite después el proveedor, y la orden sirve justamente para verificar que esa factura cobre lo que se pidió.
¿Cómo hacer una orden de compra en Excel?
Arma un encabezado con número correlativo, fecha y datos del proveedor incluido su RUT; una tabla con SKU, producto, cantidad y precio unitario neto; y el cierre con neto, IVA y total. El neto de cada línea es cantidad por precio unitario (=C9*D9), el neto total se suma con =SUMA(E9:E28), el IVA es =REDONDEAR(E30*0,19;0) y el total, la suma de ambos. Guarda el archivo como plantilla y envíalo al proveedor en PDF, no editable.
¿Existe un formato de orden de compra gratis?
Sí. No hay un formato obligatorio, así que cualquier estructura sirve mientras incluya número, fecha, proveedor con RUT, detalle de productos con cantidades y precios, totales y condiciones. En esta página puedes descargar sin registro una plantilla en Excel con esos campos y las fórmulas de neto, IVA y total ya cargadas.
¿Qué es el número correlativo de una orden de compra?
Es el identificador único de cada orden (OC-0001, OC-0002 y así sucesivamente). Sirve para asociar cada entrega y cada factura a un pedido concreto. Sin numeración, cuando hay varios pedidos abiertos con el mismo proveedor, es fácil confundir qué factura corresponde a qué orden.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento que un negocio envía a un proveedor para solicitar productos o servicios. Indica qué productos se están comprando, las cantidades, precios acordados, proveedor y condiciones de la compra. Permite dejar registrado exactamente qué se pidió antes de recibir la mercadería y la factura.
¿Cómo se hace una orden de compra?
Identificas al proveedor, listas los productos con su código, cantidad y unidad, agregas el precio acordado y los totales, defines las condiciones (fecha de entrega, forma de pago y observaciones), le asignas un número correlativo y se la envías al proveedor. Cuando llegue la mercadería, comparas lo recibido contra esa misma orden.
¿Quién debe emitir una orden de compra?
La emite el comprador, es decir, el negocio que hace el pedido. El proveedor no emite órdenes de compra: él responde con la entrega de la mercadería y con la factura o boleta correspondiente. En un minimarket normalmente la emite quien decide las compras: el dueño o el encargado de local.
¿Qué datos debe tener una orden de compra?
Número de orden, fecha, datos del comprador, datos del proveedor con su RUT, el detalle de productos con código o SKU, cantidades, unidad, precio unitario, subtotal y total, y las condiciones del pedido: fecha de entrega, forma de pago y observaciones. El formato exacto varía entre empresas.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra la genera el comprador antes de concretar la compra e indica qué quiere comprar. La factura la emite el proveedor y respalda tributariamente la operación: indica qué te está cobrando. Compararlas es lo que te permite detectar diferencias de productos, cantidades y costos.
¿Una orden de compra reemplaza una factura?
No. Son documentos distintos y cumplen funciones distintas: la orden de compra registra lo que pediste y la factura es el documento tributario que emite el proveedor por la venta. Una no reemplaza a la otra; se complementan, y lo útil es compararlas.
¿Cómo hacer una orden de compra para un proveedor?
Agrupa por proveedor los productos que necesitas, define las cantidades, deja el último costo conocido como referencia de precio, asigna un número a la orden y envíasela por el canal que ese proveedor usa: correo, WhatsApp o su vendedor en terreno. Guarda una copia para compararla cuando llegue el pedido.
¿Cómo controlar las órdenes de compra de un minimarket?
Numera cada orden, guárdalas todas en un mismo lugar y revisa cada entrega contra la orden correspondiente: productos, cantidades y costos. En GranLoop las órdenes quedan registradas en el inventario y las facturas de tus proveedores llegan automáticamente desde el SII, así la comparación es parte de recibir la mercadería y no un trabajo aparte.
Con GranLoop puedes conectar tus ventas, inventario, órdenes de compra y facturas de proveedores para saber qué comprar, controlar lo que recibes y mantener tu negocio actualizado.